Как вести учёт расходов, чтобы не утонуть в чеках

Все мы, когда начинаем стройку или ремонт, в какой-то момент говорим себе: «Сейчас всё будет по уму. Чеки, расходы, таблицы, папочки — я буду как бухгалтер, но без галстука». А потом всё идёт по сценарию «чек на 18 рублей из строительного, три пачки саморезов, мешок цемента, пачка кофе, мешок цемента ещё один, не тот цвет, возврат, новая покупка, платёж наличкой, перевод через телефон, что-то оплатил рабочий, и вот это кто-то забыл записать». Вуаля — спустя пару недель вы смотрите на пачку чеков, как на архив чужой жизни, и думаете: а надо ли было вообще в это лезть?

Надо. Потому что стройка или ремонт без учёта расходов — это как поездка по незнакомому городу без карты, денег и навигатора. Вроде куда-то едешь, но куда — непонятно, и бензин заканчивается. Так что не будем откладывать — разберёмся, как не утонуть в бумажках, не поругаться с собой и не вспоминать каждую покупку, как допрос в суде.

Зачем вообще вести учёт, если можно просто платить?

Вот честно — зачем всё это? Писать, считать, складывать? Ведь можно просто платить, а там как-нибудь сложится. Вот только не сложится. И вот почему:

• Деньги утекают быстро. Очень быстро. Особенно на мелочи, которые вы даже не заметили.

• Проект выходит за бюджет чаще всего из-за «по чуть-чуть». Не из-за котла за 200 тысяч, а из-за 200 покупок по 1000.

• Без учёта вы не знаете, что уже куплено, а что нужно.

• Чеки теряются, гарантия — вместе с ними.

• Рабочие начинают «забывать» про переводы, вы начинаете «забывать», кому что должны.

• Невозможно посчитать, где реально перерасход, а где всё нормально.

В итоге — хаос, лишние траты, переплаты, конфликты. Оно вам надо?

С чего начать: выбираем метод

Вести учёт можно по-разному. Главное — выбрать способ, который вам действительно будет удобен. Не модный, не «как у всех», а тот, который реально пойдёт.

Классика жанра:

• Записная книжка или тетрадка. Подходит для тех, кто любит писать от руки. Плюс — можно рисовать. Минус — потерял тетрадку — потерял учёт.

• Excel или Google Таблицы. Универсальный способ. Гибко, удобно, можно фильтровать, считать, строить графики, делиться с другими.

• Специальные приложения (например, CoinKeeper, Moneon, Zenmoney). Они позволяют делать учёт с телефона, прикреплять фото чеков, делить по категориям.

• Просто пачка чеков и калькулятор. Подойдёт для ретро-любителей, но нервная система пострадает.

Рекомендация простая: если вы на «ты» с техникой — берите Google Таблицы. Бесплатно, доступно с любого устройства, не пропадёт, можно делиться с семьёй, бригадой, дизайнером. Если совсем не дружите с цифрами — купите тетрадку на спирали и просто начните писать. Хоть как-то.

Как организовать таблицу, чтобы не захотелось выкинуть ноутбук

Вам не нужна таблица из 50 колонок. Всё должно быть просто. Вот базовый шаблон:

• Дата.

• Статья расходов (материалы, доставка, инструмент, работа, питание рабочих, аренда техники и т.д.).

• Подкатегория (например, «отделочные материалы» или «электрика»).

• Что куплено.

• Где куплено.

• Кто платил.

• Сумма.

• Оплата (нал, перевод, карта, счёт).

• Примечание (можно фото чека, ссылка на товар, номер гарантии и т.д.).

Советы:

• Используйте фильтры. Можно потом быстро посмотреть: сколько потрачено на бетон, или что куплено в «Леруа».

• Ставьте автоформулы: сумма за месяц, сумма по категории, перерасход.

• Введите графу «План» и сравнивайте с фактом. Это сразу покажет, где вы вышли за рамки.

• Обозначайте цветом проблемные зоны. Например, где сумма превышает запланированную.

И главное — не усложняйте. Лучше таблица с 3 колонками, но ведётся, чем космический Excel, в который страшно заходить.

Что записывать, а что — нет?

Некоторые считают: «Ну, мешок цемента записал, а три пачки саморезов — мелочь, не надо». Так вот — надо. Всё, что связано со стройкой и ремонтом, нужно вносить. Мелочи съедают бюджет быстрее всего.

Записывайте:

• Материалы. Всё — от кирпичей до герметика.

• Инструменты (даже арендованные).

• Работа. Все оплаты мастерам, авансы, чаевые, компенсации.

• Транспортировка, доставка, разгрузка.

• Питание для бригады, если вы за это платите.

• Аренда спецтехники.

• Оплата проектов, согласований, услуг дизайнеров, прорабов.

• Вода, свет, топливо, генератор.

• Всё, что купили «вдруг» — ведро, лопата, метёлка, мусорные пакеты.

Не записывать можно только покупки, не связанные со стройкой — например, мороженое себе за стресс. Хотя и это можно, для статистики.

Как не забыть внести расход

Главный враг учёта — лень и забывчивость. Купил, положил чек в карман, потом постирал джинсы, и всё — улетело. Чтобы этого не случалось:

• Делайте запись сразу. Прямо у кассы, в машине, по пути домой.

• Фотографируйте чеки. Даже если потеряете бумажку, у вас будет копия.

• Если ведёте учёт в таблице — заведите Telegram-чат или заметку, куда сразу пишете траты, а потом раз в день переносите.

• Раз в неделю делайте ревизию: что куплено, что записано, что забыто.

• Храните чеки в одном месте — коробка, папка, файл. Не по всему дому.

И если кто-то помогает вам с покупками — заведите правило: скидываем чек в общий чат или на почту. Иначе будет как в анекдоте: «Куда ушло 80 тысяч — я не знаю, но у меня есть лопата».

Категории — ваш лучший друг

Группировка трат по категориям — это ключ к пониманию, куда утекают деньги. Особенно полезно, когда у вас ремонт «по частям»: сначала фундамент, потом стены, потом крыша, потом отделка.

Полезные категории:

• Подготовка участка.

• Фундамент.

• Стены.

• Перекрытия.

• Крыша.

• Электрика.

• Сантехника.

• Отделка (по помещениям: кухня, ванна, спальня и т.д.).

• Декор.

• Мебель и техника.

• Работа и услуги.

• Прочее.

Вы потом сможете посмотреть: а не потратили ли вы на ванную столько, сколько стоила крыша? Или почему на «прочее» ушло 150 тысяч?

Отчёты — как подведение итогов

Раз в месяц (или хотя бы по этапам стройки) подводите итоги. Смотрите:

• Сколько потратили за период.

• Что вышло за бюджет.

• Где были неожиданные расходы.

• Что куплено заранее.

• Какие авансы даны, а работы ещё не выполнены.

Это не просто статистика. Это инструмент управления стройкой. Вы поймёте, когда нужно тормознуть, когда можно ускориться, а где вообще можно что-то отложить на потом.

Делитесь, если не один

Если вы строитесь не один — ведите учёт открыто. Пусть таблица будет доступна супругу, брату, прорабу — кому надо. Тогда не будет вопросов «А куда ушли деньги?» и «А ты точно не забыл про оплату гипса?».

Особенно полезно, если кто-то другой покупает что-то — сразу видно, кто, что, почём.

Что делать с чеками

Храните. Даже если ведёте цифровой учёт, бумажки нужны:

• Для гарантии.

• Для возвратов.

• Для доказательств.

• Для вашего же спокойствия.

Храните по категориям или по датам. И да — не складывайте в одно ведро. Потом искать чек на смеситель за 12 тысяч среди чеков на саморезы — это как искать нужную серию «Санта-Барбары» на VHS.

Немного философии

Учёт — это не про бухгалтерию. Это про уважение к себе, к своему времени и к своему бюджету. Вы тратите месяцы, силы и нервы, чтобы построить дом. Почему бы не относиться к деньгам с тем же вниманием?

Не бойтесь цифр. Не откладывайте записи. Не думайте «а ну его, всё равно не запомню». Поверьте, вы потом себе скажете спасибо. Особенно когда не окажетесь в ситуации, где спрашиваете: «А куда делась половина бюджета?»

Дом — это дорого. Но когда вы знаете, на что вы тратите — это уже не трата, а инвестиция.

В итоге

Учёт — это как хороший фундамент. Не видно, но держит всю стройку. Да, сначала может показаться, что это скучно, муторно и «не моё». Но через месяц вы поймёте: вы на коне. Вы видите всю картину. Вы не боитесь трат, потому что знаете их в лицо. И если что — вы точно знаете, где что лежит, сколько стоит и зачем это было куплено.

А главное — вы не утонете в чеках. Вы будете капитаном в этом море цифр. А капитан, как известно, не тонет. Особенно с тёплым чаем и Excel-таблицей.